¿Vale Excel para el registro horario? Lo que exige la ley hoy y lo que viene

La respuesta corta: hoy, técnicamente puede valer; en la práctica, te deja vendido ante una inspección. Y con el nuevo Real Decreto en tramitación, dejará de valer expresamente. Te explicamos las dos mitades sin alarmismo y con fechas reales.

Lo que exige la ley vigente (y desde cuándo)

Desde 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas — da igual que tengan un empleado o quinientos — a registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, conservar esos registros durante 4 años y tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

La norma vigente no dice "prohibido Excel". Dice que el registro debe ser fiable y estar disponible. Ahí está la trampa.

El problema de Excel no es legal, es probatorio

Una hoja de cálculo la puede editar cualquiera, en cualquier momento, sin dejar rastro. Cuando un inspector — o un juez de lo social, en un pleito por horas extra — se encuentra un Excel, la pregunta inevitable es: ¿cómo sé que esto no se rellenó ayer por la tarde?

No puede saberlo. Y esa duda juega sistemáticamente en contra de la empresa: en caso de discrepancia entre lo que dice el trabajador y lo que dice un registro manipulable, el registro manipulable vale poco. La carga de demostrar la jornada real acaba recayendo sobre ti, con el registro inutilizado como prueba.

A eso se suman los problemas operativos que cualquier pyme conoce: hojas dispersas por carpetas, versiones que no cuadran, empleados que rellenan la semana entera el viernes, y un cierre de mes que es arqueología.

Lo que propone el nuevo Real Decreto (estado real, sin humo)

El Ministerio de Trabajo tramita desde septiembre de 2025 un Real Decreto que convertiría el registro en exclusivamente digital, con trazabilidad e inalterabilidad: cada modificación debe dejar rastro auditable, los sistemas editables sin auditoría quedan expresamente fuera — papel y Excel incluidos — y la Inspección de Trabajo podrá acceder a los registros de forma remota. Las sanciones previstas suben hasta 10.000 € por persona trabajadora afectada.

Seamos honestos con el calendario, porque casi nadie lo es: el texto todavía no está publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen crítico el 23 de marzo de 2026 y el borrador está en revisión. Puede aprobarse en meses o retrasarse de nuevo. Lo que sí sabemos es que tras su publicación el plazo de adaptación previsto es corto — en torno a 20 días en el borrador conocido.

La conclusión práctica

No necesitas esperar al BOE para decidir, porque la conclusión es la misma con la norma de hoy y con la de mañana: un registro inalterable, con sello de integridad y exportable al instante te protege ya — ante una inspección, ante un pleito y ante el cierre de nómina de cada mes — y te deja adaptado de antemano al nuevo marco, mientras tus competidores se pelean con la migración en un plazo de semanas.

Migrar con calma es barato. Migrar con la Inspección en la puerta, no.

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